Hiện nay, nhiều doanh nghiệp rất quan tâm đến việc lựa chọn, thiết kế hồ sơ năng lực. Đây chính là một trong những yếu tố tích cực giúp cho quá trình tiếp cận khách hàng trở nên hiệu quả hơn.

Thiết kế Hồ sơ năng lực là “chìa khóa vàng” giúp nhiều doanh nghiệp thành công
Hồ sơ năng lực hay còn gọi là Profile là điều kiện cần của mỗi công ty. Tuy nhiên, chưa nhiều doanh nghiệp hiểu đúng về hồ sơ năng lực và tầm quan trọng của hồ sơ năng lực trong quá trình tiếp cận khách hàng.

Sau đây, TVC Media sẽ cùng quý độc giả tìm hiểu: Hồ sơ năng lực là gì, vì sao việc thiết kế hồ sơ năng lực lại cần thiết và những lưu ý khi thiết kế hồ sơ…

Hồ sơ năng lực là gì?
Hồ sơ năng lực là tài liệu của công ty chứa đầy đủ các thông tin cần thiết như: tên, logo, năng lực tài chính, chuyên môn, thành tích…Nhìn chung, hồ sơ năng lực là tài liệu cho thấy được những thế mạnh, điểm nổi bật của công ty so với những đối thủ cùng ngành.

Các công ty, doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng thường có nhiều thay đổi trong quá trình hoạt động. Vì thế, hồ sơ năng lực cũng có thể chỉnh sửa theo từng giai đoạn nhằm cập nhật đúng, đủ những thông tin của công ty. Các mẫu thiết kế Profile thường được giữ nguyên theo nhu cầu của khách hàng.

Thiết kế hồ sơ năng lực có thực sự cần thiết ?
Hồ sơ năng lực là một khái niệm khá mới đối với các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự xuất hiện của hồ sơ năng lực đã giúp các doanh nghiệp có thêm nhiều “điểm cộng” trong mắt khách hàng. Sau đây là một số ưu điểm đáng phải kể đến:

Hồ sơ năng lực giúp doanh nghiệp gây ấn tượng với đối tác, khách hàng.
Hồ sơ năng lực góp phần giúp cho quá trình xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và hình ảnh nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Khi tham gia cuộc gặp mặt khách hàng với cuốn hồ sơ năng lực, nhân viên luôn ở trong thế chủ động khi đã chuẩn bị kỹ cho riêng mình tất cả những thông tin mà khách hàng có thể đề cập đến.

Cùng với lượng kiến thức hữu ích, nhân viên sẽ tự tin tiếp xúc khách hàng với phong cách chuyên nghiệp nhất. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng giúp doanh nghiệp có thể lấy được niềm tin từ phía khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho những lần hợp tác sau.

Hồ sơ năng lực là vòng đầu tiên giúp doanh nghiệp đấu thầu dự án
Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp tham gia đấu thầu cần cung cấp khá nhiều thông tin như: khả năng huy động nhân sự, kinh nghiệm, năng lực của nhà thầu…Các thông tin trên được cập nhật và cung cấp đầy đủ trong hồ sơ năng lực của công ty.

Vì thế, bộ tài liệu này có vai trò đặc biệt, là một trong những yếu tố quan trọng. Những thông tin trong hồ sơ năng lực phần lớn quyết định các công ty, doanh nghiệp có trúng thầu hay không?

Ngoài ra, hồ sơ năng lực cũng khắc phục khá nhiều yếu điểm của nhà thầu khi tham gia dự án. Các nhà thầu khi tham dự thường không có nhiều thời gian để truyền tải các thông điệp và thuyết phục khách hàng.

Một cuốn hồ sơ năng lực tốt sẽ là tài liệu lý tưởng trong quá trình thuyết phục khách hàng, giúp cho các bên tham gia chủ động nắm bắt nhiều thông tin và quá trình thuyết phục của nhà thầu trở nên dễ dàng hơn.

Hồ sơ năng lực cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng ở bất cứ nơi đâu.
Hiện nay, các thông tin và doanh nghiệp, sản phẩm có thể được tìm thấy khá nhiều trên internet. Tuy nhiên, không phải luồn thông tin nào cũng đúng, đủ và có tác động tích cực đối với khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, khi gặp một số trở ngại, khách hàng hoàn toàn có thể không tìm hiểu về cách sản phẩm, dịch vụ của công ty nữa. Trong trường hợp này, hồ sơ năng lực sẽ giúp doanh nghiệp chủ động dòng thông tin tiếp cận khách hàng.

Những thông tin doanh nghiệp cung cấp trong hồ sơ sẽ có nhiều tác động tích cực thúc đẩy khách hàng hợp tác với doanh nghiệp và giảm thiểu những rủi ro khi khách hàng chủ động tìm hiểu thông tin gây ra.

Những lưu ý khi thiết kế hồ sơ năng lực
Hồ sơ năng lực thường được thiết kế dự theo năng lực của từng doanh nghiệp. Ngoài các thông tin như: Tên doanh nghiệp, , logo, năng lực tài chính, chuyên môn, dự án…hồ sơ năng lực có thể thêm một số thông tin mà khách hàng mục tiêu quan tâm.
Màu sắc nhất quán với logo và bộ nhận diện thương hiệu.
Lựa chọn chất liệu giấy in phù hợp
Hình ảnh rõ nét, bố cục mạch lạc, nội dung cần chỉn chu từng câu chữ
Hồ sơ năng lực đóng vai trò quan trọng trong việc chào hàng. Việc sở hữu một hồ sơ năng lực chất lượng sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp có nhiều lợi thế hơn khi tiếp cận với khách hàng.

Quy trình thiết kế hồ sơ năng lực tại TVC Media
Bước 1: TVC Media tư vấn và trao đổi với khách hàng ý tưởng thiết kế
Bước 2: Khách hàng cung cấp dữ liệu và hình ảnh để công ty tiến hành triển khai
Bước 3: TVC Media tạo nhóm, triển khai xây dựng nội dung và thiết kế cuốn chuyên nghiệp
Bước 4: TVC Media gửi sản phẩm để khách hàng kiểm tra thông tin và chỉnh sửa. Sau khi đã chỉnh sửa và duyệt file, TVC Media tiến hành bàn giao file gốc thiết kế như đã thỏa thuận.
Trong trường hợp khách hàng cần cập nhật sau khi đã thiết kế xong, chúng tôi luôn sẵn lòng phục vụ khách hàng tốt nhất.

Kết cấu của cuốn hồ sơ năng lực chuẩn: 
Phần I: Giới thiệu về công ty

1: Thư ngỏ

2: Thông tin pháp lý

a./ Giấy tờ pháp lý

– Giấy phép kinh doanh

– Giấy chứng chỉ năng lực hoạt động

b./ Thông tin công ty (Tên, địa chỉ, MST, Hotline, Email….)

3: Lịch sử hình thành và phát triển

4: Thông điệp công ty

Tầm nhìn
Sứ mệnh
Giá trị cốt lõi
5: Sơ đồ tổ chức công ty

Phần II: Năng lực hoạt động

1: Lĩnh vực hoạt động

2: Năng lực nhân sự

Giới thiệu sơ quát về nhân lực
Bằng cấp, chứng chỉ nhân lực
3: Năng lực tài chính

Giới thiệu sơ bộ về tăng trưởng tài chính
Biểu đồ tăng trưởng tài chính trong 3 năm gần nhất
4: Năng lực trang thiết bị

5: Năng lực quản lý

Phần III: Năng lực kinh nghiệm

1: Đối tác hoạt động

2: Khách hàng tiêu biểu

Phần IV: Định hướng phát triển

1: Thế mạnh công ty

2: Văn hóa công ty

3: Định hướng phát triển

Một số câu hỏi thường gặp khi làm hồ sơ năng lực: 

Thời gian thiết kế hồ sơ năng lực trong bao lâu?
Hiện tại TVC Media đang triển khai 2 option làm thường và làm gấp. Làm thường sẽ trong khoảng thời gian 10-12 ngày khách hàng sẽ nhận được file sản phẩm hoàn thiện, làm gấp trong thời gian 2-5 ngày tùy theo từng yêu cầu và lĩnh vực cụ thể.

Số trang thiết kế khoảng bao nhiêu là hợp lý?
Để thiết kế 1 cuốn hồ sơ năng lực đầy đủ nhất, khách hàng nên làm ít nhất 24 trang trở lên. Trong trường hợp công ty đã thành lập lâu năm và có bề dày kinh nghiệm có thể trên 52 trang. Tùy theo dữ liệu khách hàng hiện có

Công ty có hỗ trợ viết nội dung hay không?
TVC Media có đội ngũ content chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ khách hàng biên tập nội dung toàn cuốn với câu chữ chỉn chu nhất.

Công ty có hỗ trợ in ấn hay không?
Sau khi thiết kế xong, chúng tôi sẽ bàn giao file thiết kế gốc cho khách hàng. Khách hàng có thể in bất cứ nơi nào tùy ý. Tuy nhiên, nếu khách hàng in ấn tại TVC Media, sản phẩm sẽ có chất lượng màu sắc gần như bản thiết kế.

Nếu bạn muốn tìm hiểu về các thiết kế hồ sơ năng lực của công ty, hãy nhanh tay liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp.